Como emitir nota fiscal: veja o passo a passo do processo

Entenda como funciona a burocracia para emissão do documento e sobre os impostos

A emissão de Nota Fiscal é necessária em diversas ocasiões, para empresas que comercializam produtos ou até para profissionais que prestam serviços para outras pessoas. O profissional autônomo, que também pode ser uma Pessoa Jurídica (PJ) precisa emitir as notas de seus serviços a cada trabalho. Ainda assim, na hora de colocar tudo em prática, muita gente se confunde sobre como deve proceder. Fica de olho que a gente vai te passar o caminho das pedras. Antes, vamos entender melhor a serventia deste documento. Hoje, aprenda a emitir nota fiscal!

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O que é a nota fiscal?

É um um recibo referente a transações comerciais, obrigatório na venda de produtos e serviços. Ela é usada pelo governo para recolher os impostos.

Há alguns anos o processo todo foi modernizado e passou a ser possível emitir a nota fiscal por meio eletrônico: é a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).

Dá para consultar as notas fiscais eletrônicas no Portal NF-E, da Receita Federal, e no Site da Secretaria da Fazenda.

Como emitir a nota fiscal?

Passo 1 – Descubra qual o tipo de nota que sua empresa deve emitir.

Para não começar já cometendo erro, procure saber qual o tipo de nota correto para o seu produto ou serviço, esse tipo de movimentação é fiscalizada e deve ser levada a sério.

Por exemplo:

Produto – O tipo de nota emitida para produtos deve ser feita em casos de

• compra
• vendas
• remessa
• retorno
• devolução
• exportação
• importação

Serviço – Se o seu caso não é a venda de um produto e sim a prestação de um serviço, precisa encontrar o que se encaixa no que você oferece. Por exemplo:

• Jornalista
• Publicitário 
• Produtor
• Contador
• Consultor

Para o consumidor – É o cupom fiscal que você deve emitir para o seu consumidor ou para quem contratou seus serviços. 

Passo 2 – Verificar se a sua empresa está com o cadastro fiscal em dia junto ao governo.

Você pode ser MEI ou Microempreendedor Individual, Empresário Individual, LTDA, entre outros tipos se empresas e para cada uma delas existem tipos de notas fiscais. Consulte seu contador!

Passo 3 – Ter um certificado digital

Para provar a autenticidade das NF-E emitidas pela sua empresa, você deve ter uma assinatura eletrônica.

Adquira um certificado junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

Passo 4 – Faça o credenciamento na Secretaria da Fazenda. 

No caso das notas de produto ou do consumidor, você precisa estar cadastrado para emitir sua NF-E na Secretaria de Estado da Fazenda onde sua empresa está instalada.

Já para a nota de serviço, o cadastro deve ser feito junto à prefeitura de sua cidade. 

O cadastro varia de um local para outro, por isso procure orientação de um contador que conheça a legislação local para te ajudar.

Passo 5 – Comece a emitir sua nota fiscal eletrônica

Dá para emitir a sua nota fiscal usando um software gratuito ou usar uma opção paga. Escolha a opção que melhor se encaixa nas suas necessidades.

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O que significa cada um dos impostos que podem ser pagos na Nota Fiscal Eletrônica?

IRPJ – O Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ): ele incide sobre as pessoas jurídicas e pessoas físicas a elas equiparadas.

É calculado de acordo com a base de lucro, podendo ser Lucro Real e Lucro Presumido.

CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL): é destinada a pessoas jurídicas para apoiar a Seguridade Social financeiramente. 

PIS/PASEP – Programa de Integração Social (PIS) e o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP): eles financiam o pagamento do seguro-desemprego e abono salarial.

O PIS é voltado às pessoas que atuam no setor privado e o PASEP aos servidores públicos.

COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS): recai sobre o faturamento bruto das empresas e financia a Previdência Social, a Saúde e Assistência Social.

IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI): é um tributo que taxa a industrialização do produto.

ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS): é uma taxa federal que envolve os estados e o Distrito Federal, ou seja, depende da legislação de cada estado. 

É cobrado quando há circulação de mercadorias. 

ISS – Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS): é uma arrecadação municipal que deve ser paga por empresas e profissionais autônomos que prestam serviço na cidade, desde que emitam nota fiscal eletrônica. 

CPP – Contribuição Previdenciária Patronal (CPP): vinculada ao INSS, auxilia na manutenção do Regime Geral da Previdência Social.

Ela incide sobre a folha de pagamento e em outros rendimentos do negócio aos sócios.

Agora que você já sabe sobre os tributos que podem incidir nas Notas Fiscais, como saber quais você deve pagar?

Isso vai depender do regime tributário que a sua empresa segue: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real

E não esqueça: para não se complicar financeiramente, conte sempre com a ajuda de um contador para se manter na linha.

A sua saúde financeira depende do seu envolvimento e conhecimento sobre tudo o que precisa gastar  mesmo que isso se trate de um investimento.